مصفوفة  RACI لإحالة/إسناد المسؤوليات

مقدمة

مصفوفة إحالة أو إسناد المسؤوليات RACI؛ عبارة عن أداء من أدوات الإدارة الاستراتيجية، يتم استخدامها والاستعانة بها عند توزيع المهام الوظيفية على أعضاء فرق العمل واللجان والقيادات العليا بالوحدات المؤسسية العامة والشركات الخاصة، وذلك لتحقيق الأهداف والغايات الوظيفية في المشاريع القائمة، والمبادرات، والفعاليات، وتنفيذ أنشطة العمليات وتقديم الخدمات والحلول للعملاء المستهدفون.

واحدة من أهم الأدوات والمفاهيم والمصطلحات الإدارية في الإدارة الاستراتيجية الحديثة، حيث إنها لأداة تُستخدم لتحديد وتوزيع المهام داخل المؤسسات. أثناء تنفيذ مراحل الخطط الاستراتيجية، لإدارة المشاريع وبرامج الفعاليات ومتابعة تدفق الممارسات، سبيلاً إلى تحقيق أهداف كل من الرؤية العامة للخطة الاستراتيجية المعدة بشكل استباقي، والغايات المستهدفة لكل مرحلة من مراحل الخطط التنفيذية المتعاقبة. ليُشير اسم المصفوفة (RACI) للحروف الأولى للكلمات التالية.

• المسؤول (Responsible): وهو من يقوم بتحمل مسؤوليات تنفيذ المهام الرئيسية.
• المساءلة (Accountable): وهو الشخص الوحيد الذي يمتلك ملكية المهام ويتحمل مسؤوليتها النهائية، أي يتم مساءلته عنها.
• المستشار (Consulted): وهو من يُطلب رأيه واستشارته وخبرته.
• المُطلع (Informed): وهو من يتم إبلاغه بمستويات التقدم في المهمة أو الأعمال.

👈 يرجع أهمية نموذج RACI لدوره في تسليط الضوء أو لتأكيد وإبراز الأسباب التالية باعتباره ضرورة من ضروريات الإدارة الاستراتيجية الحديثة: -

• التقليل من تضارب الأدوار والمسؤوليات.
• وضوح الرؤية الشاملة عند تنفيذ مهام الأعمال للمشاريع والمبادرات والفعاليات المختلفة.
• تعزيز توقعات أصحاب المصلحة وإلمامهم بمهام الأعمال المنجزة والمخططة لها
•  تقليل المخاطر.
• ضمان الكفاءة والشفافية والمساواة أثناء إدارة المهام والأعمال.

المسؤولية (Responsibility) 

اَلْمَسْؤُولُ: الجهات أواَلْأَشْخَاصُ اَلْمَسْؤُولُونَ بِتَحَمُّلِ تَنْفِيذِ اَلْأَعْمَالِ أَوْ المكلفون اَلْقِيَامِ بِتَنْفِيذِ اَلْمَهَامِّ اَلْمُخْتَلِفَةِ.

Who is responsible for (actually) doing the job?

 
Includes the people or persons responsible for carrying out various tasks.

أي أنها مسئولية الجهة الاعتبارية أو الشخص الذي تؤول له أو علية مسئولية تنفيذ المهمة أو أعمال المشروع، ويمكن أن يكون وحدة عمل أو فريق عمل يضم عدد من العاملين بالمؤسسة (لجنة من المهتمين والمتخصصين). عليهم العثور على المعلومات الضرورية التي يحتاجون إليها ووضع أو عرض واستخدام هذه المعلومات لإكمال صياغة المهمة أو إنشاء وتنفيذ ومعالجة المهام وأنشطة الأعمال وتسليمها أو توصيلها ومناولتها مع المستفيدين.

عندما يكون هناك شخص واحد فقط هو المسؤول عن تنفيذ المهمة أو المشروع، يمكن أن يكون بالإضافة إلى كونه المسؤول من التنفيذ (Responsibility) هو نفسه من يتحمل المساءلة الكاملة (Accountable) تجاه تنفيذ ومعالجة وإدارة المهمة كاملة أو أعمال المشروع، لتحقيق مؤشرات ومعايير النتائج النهائية، أي أنه الشخص الذي يجمع بين تحمل تبعات المسؤولية ويخضع في نفس الوقت للمساءلة (الإدارية أو القانونية) الكاملة.

الشخص الذي يخضع للمساءلة الكاملة (Accountable)

المساءلة: الشخص الوحيد الذي يتحمل متطلبات الملكية القانونية والفكرية، ويخضع للمساءلة عن مختلف الأنشطة الفاعلة لمهام الأعمال.

Who has authority to approve or disapprove it? 

Includes one person taking ownership and being accountable for various activities.

الشخص الذي يُعرض أو يخضع للمساءلة الكاملة (Accountable) وهو الشخص الوحيد الذي يقع على عاتقه ضمان عمليات التسليم والانتهاء من المهمة أو أعمال المشروع بصورة دقيقة وصحيحة كما رغبوها واعتمدوها باقي أصحاب المصلحة، وقد يتحمل جانب من مسؤوليات التنفيذ في نفس الوقت إذا كان شخصاً واحداً قائماً بإجراءات وأنشطة وعمليات التنفيذ بصفته الشخصية (Responsibility) .

إن تحديد الشخص الذي يتحمل المساءلة الكاملة (Accountable) يكون للمهمات التطبيقية كإنتاج وتصنيع السلع والمنتجات وتوفير مواردها المالية وميزانياتها، في الأعمال الإدارية المختلفة كالمشاريع والفعاليات، وتنفيذ الاتفاقيات والعقود المتبادلة....مما يقلل من فرص التنصل والهروب من تحمل مسؤوليات المساءلة أو تجنب تحديد وتوجيه أصابع الاتهام بشكل غير صحيح وعدم التعرض للمساءلة الإدارية أو القانونية والتشريعية بين مختلف المؤسسات – اللوائح والتعميمات الإدارية داخل نفس الوحدة المؤسسية) عن مختلف الأنشطة الفاعلة.

Accountable: Includes one person taking ownership and being accountable for various activities.

الاستشارة (المستشار) (Consulted)

أَصْحَابُ اَلْمَشُورَةِ (المستشارون) : وهم الأشخاص الذين يُطلب آرائهم أو استشارتهم قبل وأثناء وبعد مراحل عمليات وإجراءات التصميم، والتنفيذ، والتحسين في أنشطة العمليات الخاصة بالمشاريع والمبادرات والفعاليات.

Who has needed input (to be consulted) about the task?

Comprises the people whose opinions are sought after designing, implementing, or improving an activity.

المستشار أو الاستشارة (Consulted) أو أصحاب المشورة : وهو الشخص أو الأشخاص المخولون بالاستشارة كالخبراء والممارسين المحترفين أو المعنيون بالرجوع إليهم في عالم الأعمال الإدارية، وهم مجموعة من ذوي الخبرة بالمهمات الإدارية والقانونية أو هم المتخصصون في الأعمال النوعية التخصصية، أو تلك التي مثيلاً لها، لما برعوا فيها واتخذوها من صميم تخصصاتهم وتميزهم. مثل مدراء بعض التخصصات الذين يجب الأخذ بآرائهم والاستفادة من معارفهم وخبراتهم السابقة أثناء تنفيذ مهام الأنظمة المعينة أو الداعمة لتنفيذ أنشطة وإجراءات العمليات المحددة التي تتفق مع إجراءات التشغيل القياسية(Standard Operating Procedure (SOP)).

أصحاب المشورة أو المستشارون غير معنيون عادة بإتمام المهمة أو المشروع، كما أنهم غير ملامون (أو غير مسؤولون) (أو غير مساءلون) على تنفيذ أنشطة وفعاليات التسليم، فقط عليهم توفير المعلومات ولاستشارات التوجيهية التي يحتاجها كل شخص تصدى لمسؤوليات تنفيذ المهمة أو تنفيذ أعمال ومراحل المشاريع (Responsibility) أو الشخص الذي يتولى مراجعة المهمة والتدقيق عليها (Auditors) أو الشخص القائم بعمليات التسليم والتوصيل والمناولة. بالإضافة إلى الشخص الذي يخضع للمساءلة الكاملة (Accountable) والأشخاص المعنيون بإعلامهم وتبليغهم (Informed).

الأشخاص المعنيون بإعلامهم أو تبليغهم (Informed)

المُطلعون: أو الأَشْخَاصُ المُبَلَّغُونَ، أَوْ يَجِبُ إِبْلَاغُهُمْ بِحُكْمِ أَدْوَارِهِمْ وَمَسْؤُولِيَّاتِهِمْ اَلْوَظِيفِيَّةِ، وهم الذين يتم إعلامهم واطلاعهم أثناء مراحل تنفيذ أو تحسين أنشطة العمليات.

Who needs to be kept informed about the task?

Includes the people who are informed while executing or improving an activity.

الأشخاص المعنيين بإعلامهم وتبليغهم (Informed)، أو الأَشْخَاصُ المُبَلَّغُونَ وهم هؤلاء المديرون والمسؤولون المعنيون بحاجة الآخرين إلى إعلامهم بأي وسيلة من وسائل التقارير الفنية أو الإدارية احياناُ، الغاية منها أن يبقوا ملمين بظروف المهمة أو أعمال تسليم وتوصيل المشروع وفقاً لأدوارهم ومسؤولياتهم القيادية ومواقعهم الوظيفية، وذلك كجزء رئيسي لمهام أعمالهم الإدارية أو بعد تكليفهم بتلك المهام المناط بها عليهم لمراجعتها وتقييمها وصياغة التقارير الإدارية غالباً، التي يتم عرضها عادة مُختصرة أمام القيادة العليا أو مجالس الإدارات العليا أو توفير المعلومات الضرورية عند اتخاذ قرارات تحكم ظروف المهمة أو أعمال المشروع.

على أن يحتوي التقرير  الإداري الذي يعده "الأشخاص المعنيون بإعلامهم وتبليغهم" قبل عرضة على الإدارة العليا... على سبيل المثال، مقدار التقدم الذي يجري إحرازه في المهام والأعمال المنجزة ومراحل ومستوياتها وكيفية معالجة مخاطر وتحديات الأعمال القائمة، أو نبذة عن قرارات الموافقة عليها وتوفير المعلومات التي تنتج من المهمة أو التسليم لإنهاء وغلق المهمات أو الإشارة إليها كمؤشرات لمراحل أخرى أو كمدخلات لعمليات أخرى ذات علاقة بالمهام والأعمال واتخاذ القرارات الاعتمادية والتصديق عليها من المعنيين في نهاية الهرم للهيكلية الوظيفية والتنظيمية بالمؤسسة.

👈 لهذا يُطْلَق عَلَى اَلْجَدْوَلِ اَلَّذِي يُسْتَخْدَمُ فِي وَصْفِ نَوْعٍ وَحَجْمٌ وَخَصَائِصُ أَوْ صَلَاحِيَّاتِ اَلْمُهِمَّةِ لأَصْحَابِ اَلْمَصْلَحَةِ اَلْمَعْنِيُّونَ مُبَاشَرَةَ بِتَنْفِيذِ اَلْمَهَامِّ اَلْوَظِيفِيَّةِ في ِمَشْرُوعِ مَا أَوْ خِدْمَةٍ مِنْ خِدْمَاتِ اَلْأَعْمَالِ اَلتِّجَارِيَّةِ بـ نَمُوذَجٍ اَلْمَصْفُوفَةِ RACI Model. أي عليهم وفق هذا النموذج.

👈 يتم تنفيذ وتحمل مهام أدوار ومسؤوليات الوظائف الموجهة بشكل مباشر، لكل شخص حسب دوره الرئيسي ومسؤولياته الفرعية أو الثانوية المحددة بشكل استباقي، وقد تتضمن هذه الأدوار والمسؤوليات بعض المهام الوظيفية الثانوية كخلق وإنشاء ومراجعة الأعمال وتصحيحها ومراقبتها حتى مراحل تقييم وقياس مؤشرات الأداء للنتائج النهائية المستهدفة واعتمادها لمهامهم الوظيفية أو أعمالهم، بالإضافة إلى مشاركتهم فيما سبق من مهام، تجاه القيام بالأنشطة والإجراءات العملية أو التشغيلية (التنفيذية).

👈 تعتبر مصفوفة (RACI) أداة مشتركة؛ تُستخدم من قبل محللي الأعمال (Business Analysts) ومديري المشاريع (Project Managers) ورؤساء مجالس الإدارات ((Head of boards، لتحديد الأدوار والمسؤوليات منذ بداية مهام الأعمال، والمشاريع، والمبادرات، والفعاليات. الهدف من استخدام المصفوفة التقليل من أخطار العمل أو المشروع وتحديد التوقعات الضرورية حول مستوى المشاركات ودور ومسؤوليات مختلف أصحاب المصلحة، وقد يأتي دور المصفوفة وأهميتها أثناء صياغة واستخدام أو تنفيذ المراحل التشغيلية المختلفة لمفاهيم العمليات الخاصة بإدارة المشاريع على النحو الاتي:-

عمليات إدارة المشاريع

• ميثاق المشروع Project Charter
•  وثيقة متطلبات الأعمال التجارية Business Requirements Document.
•  عمليات التدفق (الحالية) AS-IS Process Flow
•  الخصائص الوظيفية Functional Specifications
•  مصفوفة متطلبات أنظمة التتبع (اقتفاء أثر المتطلبات)  Requirements Traceability Matrix (RTM)  
• 
  

  👈 لضمان تتبع جميع المتطلبات المحددة والاحتياجات اللازمة لإنجاز المشروع أو المهمة أو تنفيذ النظام طوال دورة حياته. أي أن  مصفوفة تتبع المتطلبات (RTM)  تهدف إلى ربط كل متطلب بمصدره، وعناصره التصميمية، ونتائج الاختبارات، وغيرها من العناصر ذات الصلة، مما يضمن عدم إغفال أي متطلب وتلبية جميع احتياجات مهام الأعمال بشكل كامل وتعني :-

1. حصر أو تحديد المتطلبات- الاحتياجات ((Tracks all the Requirements.
2. التحقق من صحتها – تسليمها- بالتفصيل (Validate Requirements are delivered) .
3. ضمانات التحقق من حدوثها – اعتمادها ( Ensures Requirements are validated).

👈 هناك شخص واحد فقط يتحمل تحديات الملكية Ownership ، تجاه المشروع الواحد ويكون خاضعاً للمساءلة القانونية، بينما هناك، عدة أشخاص يمكنهم تحمل صلاحيات أو مسؤوليات تنفيذ مختلف المهام والأنشطة دون تحمل تبعات المساءلة القانونية.

There can be only one person, who acts as an accountable, but multiple people are responsible for activities.

تقبلوا عاطر التحايا والتقدير والشكر

المستشار الهندسي/ د. خالد موسى إدريس

مستشار أول تحول رقمي وحلول ذكية